Цифровизация дорожно-строительной лаборатории: как НИИ ЛАДОР перешел от бумажных документов к автоматизированным процессам
Лаборатория — это сердце любой дорожно-строительной организации. Но что делать, когда рутинные процессы начинают тормозить работу, а человеческий фактор становится источником ошибок? В НИИ ЛАДОР, мы столкнулись с этой проблемой и нашли решение — цифровизация.
Как все начиналось: бумажная рутина
Раньше вся работа в лаборатории строилась вокруг бумажных документов. Каждый бланк, заявка или протокол требовали ручного заполнения и согласования. Оформление заказов на испытания было особенно трудоемким процессом. Бухгалтерия занималась финансовыми документами (счета и УПД), а оформление договоров и техническая часть ложилась на плечи работников лаборатории. Во время оформления договора приходилось вручную прописывать каждый показатель, методику, ГОСТ, цену и рассчитывать сроки выполнения. Добавим к этому оформления протоколов испытаний, где помимо оформления требовалась проверка каждого показателя после испытания. Это было особенно сложно при сертификации дорожных материалов, где количество показателей могло исчисляться десятками. Такой подход не только замедлял процесс, но и повышал риск ошибок.
Процесс оформления заявки раньше:
- Согласовать с заказчиком перечень показателей;
- Вручную сформировать коммерческое предложение, указав название показателей, методик, ГОСТов и цены на услуги;
- Рассчитать сроки выполнения и передать заказчику на согласование;
- Дождаться одобрения со стороны заказчика;
- Сформировать договор, согласовать его с обеих сторон;
- Сформировать счет;
- После оплаты и доставки проб приступать непосредственно к испытаниям;
- Заполненные рабочие тетради нужно было вручную обработать, и проверить каждый показатель во избежание человеческого фактора;
- Оформить протокол, попутно проверяя каждый показатель на соответствие НТД;
- Оставить заявку на оформление закрывающих документов;
- Отправить заказчику полный пакет документов.
На каждый этап уходило время, а ошибки в заполнении могли привести к задержкам или даже переделке документов.
Первый шаг к цифровизации
Процесс внедрения цифровых решений начался с простого, но важного шага — автоматизации заявок. Теперь ответственный за поступающие заявки сотрудник лаборатории заполняет форму в электронном виде, при этом для добавления клиента ему нужно лишь ввести ИНН (система автоматически заполняет все необходимые данные):
Второй шаг: выбор испытаний
После заполнения данных о клиенте сотрудник лаборатории переходит к выбору испытаний. Для этого достаточно указать материал (например, щебень, битум, асфальт) и выбрать необходимые исследования. Если речь идет о комплексных испытаниях, таких как сертификация дорожных материалов, система автоматически добавляет все связанные испытания и методики без ручного ввода.
Например, если выбран материал "щебень" и испытание "определение зернового состава", система автоматически добавляет все необходимые параметры: методику, ГОСТ, цену и сроки выполнения.
По аналогии можно выбрать «сертификация песка по ГОСТ 8736-2014», система автоматически добавит все необходимые испытания.
Третий шаг: карточка заявки и автоматизация документооборота
После оформления заявки и выбора испытаний система создает карточку заявки, где отображаются все этапы работы. Каждая строка карточки — это отдельный документ или действие, которое можно выполнить в один клик:
- Сформировать коммерческое предложение;
- Сформировать договор и приложение к договору;
- Сформировать счет;
- Сформировать акт приемки проб;
- Внесение результатов испытаний (лаборанты вводят данные непосредственно после испытания, а ответственный сотрудник может вносить корректировки);
- Оформление закрывающих документов.
Все документы, в том числе бухгалтерские (договор, счет, УПД) оформляются автоматически и по возможности отправляются заказчику. Договор и счет соответственно отправляются до начала испытаний, а закрывающие документы — по завершению работ.
Отправка документов осуществляется в удобном для заказчика формате:
- По электронной почте в формате PDF с электронной подписью;
- Через систему электронного документооборота (ЭДО).
Зеленым цветом выделены строки, которые уже сформированы и отправлены. Строка оплаты также выделена зеленым, если оплата произведена полностью. Если оплата частичная, отображается остаток по оплате.
Четвертый шаг: автоматическая проверка протокола
После завершения испытаний лаборант вносит результаты испытаний в систему (под своим личным профилем). Результаты отправляются ответственному сотруднику, который уже нажимает кнопку «сформировать протокол».
Далее система автоматически формирует протокол и проводит его проверку на соответствие всем требованиям:
- Соответствие результатов испытаний нормативным документам (ГОСТам, методикам, ТУ и т.д.);
- Температуру и атмосферное давление в помещении (на основании нормативных документов);
- Сроки поверки и калибровки оборудования (исключает использование непроверенного оборудования).
Система обеспечивает проактивный мониторинг состояния оборудования, своевременно уведомляя о приближении или истечении сроков действия аттестаций, калибровок и поверок, что позволяет поддерживать высокий уровень готовности оборудования к работе.
Если какие-то параметры не соответствуют требованиям, система сразу уведомляет сотрудников и не дает сформировать протокол, чтобы они могли оперативно внести необходимые корректировки.
Пятый шаг: Автоматическая передача протоколов во ФГИС Росаккредитации
Одним из ключевых преимуществ цифровизации дорожно-строительной лаборатории является возможность автоматической передачи протоколов во ФГИС Росаккредитации. Данные передаются через защищённый канал связи в формате XML, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет мгновенно отображать результаты в личном кабинете заказчика, обеспечивая прозрачность и соответствие требованиям законодательства.
Заключение
Результаты цифровизации НИИ ЛАДОР:
- Автоматизация ключевых бизнес-процессов: Полностью автоматизирован цикл выполнения работ, начиная от регистрации заявки и заканчивая выдачей протокола испытаний.
- Сокращение времени на оформление документов: Время формирования протокола испытаний сокращено в десятки раз. Ранее, особенно при сертификации дорожных материалов, ручная проверка соответствия каждого показателя в протоколе требованиям ГОСТ занимала до 2-3 часов. Теперь система автоматически формирует протокол и проверяет соответствие требованиям за считанные минуты.
- Повышение надежности результатов: Автоматизация процессов и исключение ручного ввода данных значительно снизили вероятность ошибок. Одним из ключевых результатов внедрения системы стала минимизация ошибок при формировании протоколов испытаний, предоставляемых в Росаккредитацию. Автоматизированная проверка данных на соответствие установленным требованиям исключает возможность случайных опечаток, тем самым упрощая и ускоряя процесс аккредитации.
- Повышение эффективности работы персонала: Освобождение сотрудников от рутинных операций позволило им сосредоточиться на более важных задачах, таких как обучение молодых специалистов и контроль за неавтоматизированными процессами.
- Повышение прозрачности процессов: Система обеспечивает отслеживание всех этапов выполнения работ, что позволяет оперативно реагировать на запросы заказчиков и предоставлять актуальную информацию о ходе выполнения заказов.
- Сокращен документооборот в бумажной форме: Внедрена система электронного документооборота, автоматизирующая процессы заполнения и согласования документов, что значительно повысило эффективность работы.
- Создано единое информационное пространство: Интегрированы разрозненные информационные системы в единую платформу, обеспечивающую комплексное управление процессами и минимизирующую вероятность ошибок.
Цифровизация дорожно-строительной лаборатории — это важный шаг в модернизации отрасли, позволяющий повысить точность измерений, ускорить обработку данных и минимизировать влияние человеческого фактора. Внедрение современных IT-решений открывает новые возможности для контроля качества строительных материалов и оптимизации лабораторных процессов.
Проект реализован вместе с нашим партнёром — IT-компанией НИИСТРОМ (niistrom.pro, Telegram), которая обеспечила профессиональную разработку и внедрение цифровых решений. Благодаря совместной работе удалось создать эффективную систему, соответствующую современным требованиям отрасли.
Мы уверены, что дальнейшее развитие цифровых технологий в дорожном строительстве будет способствовать повышению качества и надёжности инфраструктурных проектов.